Информатика для юристов и экономистов

       

Совместное использование рабочих книг


Когда созданные документы циркулируют в рамках организации, особенно при наличии локальной сети, соединяющей компьютеры, нередко требуется дать право доступа к одной рабочей книге нескольким сотрудникам. Обычно операционная система Windows предоставляет пользователям монопольные права на доступ к файлу, то есть если файл открыт одним пользователем, то всем остальным участникам рабочей группы доступ к нему временно запрещен.

Программа Excel по умолчанию придерживается такого же принципа, но его можно изменить. Для этого надо дать команду Сервис > Доступ к книге и установить флажок Разрешить совместный доступ. При этом легко убедиться, что первоначально использовался монопольный доступ. При закрытии диалогового окна автоматически производится сохранение рабочей книги.

Настройка правил совместной работы

Режим совместного использования рабочей книги требует более ответственного подхода, чем индивидуальная работа с данными. Это связано с тем, что при внесении изменений, во-первых, желательно знать, кто допустил ошибку, а во-вторых, при групповой работе возможно возникновение конфликтов, связанных с внесением разных изменений в одну и ту же ячейку рабочей книги.

Если рабочая книга важная и необходимо точно знать, кто, что и почему в ней изменил, следует выполнить настройку режима ее совместного использования. Для этого служат средства вкладки Сервис > Доступ к книге > Подробнее. Срок хранения всех внесенных изменений задается на панели Регистрация изменений. Если задан срок хранения, то все, что было сделано с рабочей книгой в течение указанного периода, предшествующего текущей дате, запоминается в журнале. Нежелательные изменения могут быть отменены.

Независимо от срока хранения журнала изменений, следует указать, когда эти изменения реально вносятся в рабочую книгу. Только после этого они становятся доступны другим пользователям. По умолчанию, это происходит при сохранении рабочей книги, но можно задать и фиксированную периодичность записи изменений.


Наконец, необходимо указать, как быть при возникновении конфликтов по изменениям. Программа Excel предусматривает два варианта разрешения конфликтов: по запросу и по времени сохранения изменения. Так как такой конфликт обычно связан с какой-то нестыковкой между сотрудниками, первый способ решения этой проблемы предпочтительнее.

Если требуется ограничить число сотрудников, имеющих доступ к рабочей книге, можно включить ее защиту с помощью пароля. Для этого следует дать команду Файл > Сохранить как, а затем команду Сервис > Общие параметры. Теперь можно задать пароль, разрешающий открывать файл и производить запись в него. Указывать пароль придется всем пользователям, в том числе и тому, кто его установил.

Работа в режиме совместного доступа

Регистрация изменений. Если используется режим регистрации изменений, то в каждую измененную ячейку рабочей книги автоматически добавляется примечание, указывающее, кто, когда и как изменил данную ячейку. Эти примечания доступны пользователям, которые этих изменений еще не видели. Цвет треугольника различен для разных пользователей, вносивших изменения в одну книгу. Сохранение рабочей книги приравнивается к принятию изменений, так что после сохранения примечания пропадают. Кроме того, в режиме совместного доступа ограничено использование некоторых средств программы. В частности, запрещено:

• удаление рабочих листов;

• применение условного форматирования и средств подтверждения правильности ввода;

• удаление и добавление прямоугольных диапазонов ячеек и вставных объектов (в том числе диаграмм);

• создание сводных таблиц;

• создание и изменение макрокоманд.

В то же время, если эти операции были выполнены до того, как к книге был разрешен совместный доступ, их результатами пользоваться можно.

Разрешение конфликтов. Если в настройках задано разрешение конфликтов по запросу, то при возникновении конфликта с изменениями, внесенными и сохраненными другим пользователем, открывается диалоговое окно. С его помощью можно принять свою или чужую версию данной ячейки, а также единовременно утвердить все свои или все чужие варианты во всех существующих конфликтах.



Просмотр истории изменений. Для просмотра всех изменений рабочей книги, сохраненных в журнале изменений, используется команда Сервис > Исправления > Выделить исправления. Режим отображения исправлений задается в открывающемся диалоговом окне. Здесь можно задать период, за который отображается информация, выбрать пользователей, вносивших изменения, и диапазон ячеек.

Сводку можно просмотреть на экране или вставить в книгу в виде отдельного рабочего листа. В последнем случае данные представляются в виде базы данных Excel, и их легко фильтровать по любому из полей. Этот рабочий лист не рассматривается как «настоящий» — если книгу снова перевести в монопольный режим, он будет удален. Чтобы сохранить регистрацию изменений, скопируйте данные с этого рабочего листа на какой-либо иной лист.

Разрешение массовых конфликтов. Если предполагается, что каждый из пользователей, работающих с общей рабочей книгой, способен внести в нее большие изменения, и ожидается большое число конфликтов, лучше действовать не так, как описано выше. Разрешив совместный доступ к книге, следует задать достаточно большую продолжительность хранения журнала изменений, а затем сделать столько копий книги (под разными именами), сколько пользователей будет с ней работать.

Если теперь раздать по экземпляру книги каждому из пользователей, они смогут работать со своими экземплярами фактически монопольно, но запись истории изменений сохранится. На самом деле, переводить отдельные книги в монопольный режим работы ни в коем случае не следует, так как это приведет к утрате журнала изменений. После того как все изменения и дополнения внесены, можно приступить к слиянию рабочих книг. Для этой цели служит команда Сервис > Объединить книги. Выбрав книги, добавляемые к данной, в нее можно интегрировать все изменения, независимо внесенные в разные копии различными пользователями.


Содержание раздела